BEVEILIGINGS­OPLOSSINGEN VOOR BUSINESS IMAGING

BROCHURE DOWNLOADEN

Epson en beveiliging

Bij Epson vinden wij dat beveiliging van cruciaal belang is voor bedrijven - om uw gegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat de regelgeving wordt nageleefd. Een goed begrip van de risico’s is belangrijk, maar daarnaast kunnen wij diverse beveiligingsoplossingen en -voorzieningen samen met onze producten implementeren ter bescherming van uw bedrijf.

Wat zijn de beveiligingsrisico's?

Het is soms niet eenvoudig voor bedrijven om rekening te houden met alle noodzakelijke maatregelen voor informatiebeveiliging wanneer het netwerkapparaten betreft zoals multifunctionele printers (MFP's) en scanners, maar feit is dat deze apparaten even gevoelig zijn voor kwetsbaarheden in de beveiliging als alle andere verbonden netwerkapparaten.

De risico's kunnen effectief worden opgesplitst in twee belangrijke kwetsbaarheden; als toegangspunt tot het bedrijfsnetwerk en als opslagplaats voor persoonlijke informatie.

Dataverlies vanuit print- en scanperspectief

In een onderzoek uitgevoerd door Quocirca onder 200 ondernemingen met meer dan 1000 werknemers, was een van de vragen: 'hoe groot is uw bezorgdheid over de volgende bedreigingen voor de printbeveiliging in uw organisatie?' De zorgen die gemiddeld hoog scoorden in alle sectoren betroffen toegang tot een IT-netwerk via een niet-beveiligde printer en het ontbreken van een audittraject bij het gebruik van printers, scanners en kopieerapparaten.

Een andere vraag luidde: 'Wat is de aard van het dataverlies in de context van printen?' De voornaamste zorg in antwoord hierop betrof de onderschepping van printtaken in de afdrukwachtrij of op een netwerk, op de voet gevolgd door diefstal van (de content van) een harde schijf van een printer en gegevenslekken als gevolg van niet opgehaalde printtaken in de uitvoerlade. (Quocirca, Print security: An imperative in the IoT era, 2017)

Uit het onderzoek van Quocirca blijkt dat er veel verschillende kwetsbaarheden zijn waar bedrijven zich van bewust zijn en die hen zorgen baren. Wat we hier zullen bespreken is hoe deze kwetsbaarheden kunnen worden beheerd en ingeperkt met behulp van hardware- en softwarevoorzieningen.

Wat is GDPR (AVG) en wat is de relevantie ervan voor de beveiliging van apparaten?

De EU General Data Protection Regulation (GDPR) [Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (AVG)] vervangt de Richtlijn Gegevensbescherming 95/46/EG en vervangt tevens de lokale wetgeving. De verordening is ontworpen om de privacywetgeving in de landen van Europa te harmoniseren, om de gegevensprivacy van alle EU-burgers te beschermen en te bevorderen en om de aanpak van gegevensprivacy door organisaties te transformeren.

Wat zijn persoonsgegevens?

Alle gegevens die betrekking hebben tot een natuurlijke persoon of 'betrokkene', die direct of indirect kunnen worden gebruikt om die persoon te identificeren. Daarbij kan het gaan om een naam, een foto, een e-mailadres, bankgegevens, berichten op social media, medische informatie of het IP-adres van een computer.

Wat zijn de sancties in geval van niet-naleving?

Voor het overtreden van de GDPR (AVG) kunnen organisaties een boete krijgen van maximaal 4% van hun wereldwijde jaaromzet of een bedrag van € 20 miljoen1. Deze regels zijn van toepassing op zowel verwerkingsverantwoordelijken als verwerkers – dit betekent dat 'clouds' niet zijn vrijgesteld van naleving van de GDPR (AVG).

Wat heeft dit te maken met Epson?

Printers, multifunctionele apparaten (MFD's) en scanners moeten worden behandeld als onderdeel van de algemene informatiebeveiligingsstrategie. Dit betekent dat data daar waar mogelijk moeten worden gecodeerd, dat afdruktaken alleen worden vrijgegeven aan geautoriseerde gebruikers en dat apparaten worden beschermd tegen kwaadaardige malware.

Epson’s aanpak van beveiliging

Bij Epson zijn we voortdurend bezig met het verbeteren van de functionele netwerkmogelijkheden van onze apparaten om de gebruiksvriendelijkheid voor onze klanten te vergroten en om goed te passen in de ontwikkeling van onze informatiemaatschappij. In onze productieprocessen houden we rekening met beveiligingsaspecten voor de hele levenscyclus van het product, vanaf eerste ontwerp tot het moment dat de klant het gebruik van het product heeft beëindigd.

Passende beveiligingsoverwegingen voor computers en servers zijn noodzakelijk, met name wanneer deze worden gebruikt in een netwerk. Bij Epson volgen we deze aanpak met betrekking tot beveiliging, zodat de klanten onze producten veilig en probleemloos kunnen gebruiken.

1.

We beschouwen de beveiliging van onze producten als de basis voor de kwaliteit van onze producten.

2.

Wij verstrekken actief informatie en kennis over beveiliging aan onze klanten.

3.

Wij werken voortdurend aan de bescherming tegen kwetsbaarheden.

Belangrijkste beveiligingsfuncties op de printers en MFD's van Epson

Afdrukken met een pincode

Beperk toegang tot vertrouwelijk drukwerk met behulp van de beveiligde pincodefunctie op onze WorkForce Pro-printers. Voor extra gemoedsrust ondersteunen de printers ook de nieuwste beveiligings- en coderingsprotocollen, waaronder IPSEC en IEEE802.1x.

Beveiligde/gecodeerde communicatie

Via de IP-filterfunctie kunt u filteren op IP-adressen, soorten diensten, ontvangst en overdracht van poortnummers enz. die door Epson-apparaten worden gebruikt. Het is eveneens mogelijk om alle netwerkcommunicatie te coderen via IPSec. Afhankelijk van hoe u de filters combineert, kunt u instellen of gegevens van een bepaalde client moeten worden geaccepteerd of geblokkeerd, of dat bepaalde soorten gegevens moeten worden geaccepteerd of geblokkeerd.

Bescherming van uw adresboek

Wanneer het adresboek van een alles-in-één printer in batch wordt gewijzigd, kunt u een verplicht administrator wachtwoord instellen om te voorkomen dat adresgegevens onbedoeld worden vrijgegeven of worden gemanipuleerd door onbevoegden. Aangezien meerdere adresboeken kunnen worden opgeslagen in een gecodeerd bestand, kunt u de vrijgave van persoonsgegevens zoals faxnummer en e-mailadressen voorkomen wanneer u de alles-in-één printer vervangt of er een back-up van maakt.

Wanneer u een MFP wilt verwijderen

Bij het verplaatsen of verwijderen van een printer kunt u alle instellingen terugzetten naar de standaard fabrieksinstelling (initialisatie) om de vrijgave van vertrouwelijke informatie te voorkomen.

Belangrijkste beveiligingsfuncties op de scanners en MFD's van Epson

Veilige documentverwerking en efficiënt gegevensbeheer

Beheerders kunnen diverse taken centraal beheren, zoals het instellen van scantaakprofielen en toegangsrechten voor gebruikers. IT-beheerders kunnen de gebruikersbevoegdheden op verschillende manieren beheren, onder andere via een gebruikers-ID en wachtwoord, LDAP Active Directory, aanmelding met een ID-kaart en via een pincode.

Op het apparaat

Beheerders kunnen schermen op afstand vergrendelen om profielwijzigingen door onbevoegde gebruikers te voorkomen. Dit zorgt ervoor dat de specifieke taakprofielen van elke gebruiker overal beschikbaar zijn, waar deze zich ook bevindt in het bedrijf.

Bescherming van PDF-bestanden

U kunt een documentbeperking toevoegen aan gescande PDF's op bestandsniveau via wachtwoordbeveiliging, waardoor het beschermd is tegen ongeoorloofd openen door onbevoegden.

Bescherming van intellectueel eigendom

Beperk de handelingen en mogelijkheden van de ontvanger van een document door de bewerkings- en afdrukfuncties te beperken.

PDF/A

Maak PDF-documenten aan die voldoen aan de PDF/A-1- of ISO19005-1-standaard.

Veilig scannen

U kunt gegevens scannen naar PDF-bestanden die met wachtwoordbeveiliging zijn beschermd. Hierdoor voorkomt u dat documenten door onbevoegde derden worden ingezien.

Belangrijkste beveiligingsfuncties beschikbaar via softwareoplossingen

Onbevoegde gebruikerstoegang tot MFD's en scanners voorkomen

Gebruikers en hun toegangsprofielen kunnen automatisch worden geverifieerd en geïdentificeerd. U kunt alles wat een gebruiker wel en niet mag doen op een apparaat beheren en volgen, zodat waardevolle bedrijfsgegevens in alle bedrijfsprocessen worden beschermd. Verder kunt u naleving bevorderen met beveiligde toegang tot MFP's en geautoriseerde vooraf gedefinieerde functies. Hierdoor wordt het risico op gegevenslekken via MFP's aanzienlijk verlaagd.

Scan-to-me

Hoewel het verzenden van bestanden via e-mail een efficiënte en handige manier is om documenten te delen, kan het in de praktijk risico's met zich meebrengen. Als documenten met gevoelige informatie (zoals bankrekeninggegevens of geboortedata) per ongeluk naar de verkeerde persoon worden verzonden, kan dit ernstige gevolgen hebben. Geautoriseerde gebruikers kunnen documenten scannen en naar een vooraf geconfigureerd e-mailadres sturen om te voorkomen dat de gescande documenten met vertrouwelijke informatie en gereguleerde documenten naar een verkeerd adres worden gestuurd.

Beheer van de gewenste bestandsbestemming

Dankzij vooraf gedefinieerde workflows, faxnummers en e-mailadressen worden documenten verzonden naar de juiste bestemming. Epson kan organisaties helpen om te voorkomen dat gescande documenten naar een verkeerde bestemming worden gezonden en het aantal fouten verminderen met vooraf gedefinieerde scanprocessen.

Automatisering van bedrijfsprocessen

Op regels gebaseerde documentherkenningsoplossingen zorgen ervoor dat gescande documenten automatisch worden afgeleverd bij de juiste teams. Geavanceerde tools voor gegevensextractie, waaronder tekst- en tekenherkenning, opzoeken van streepjescodes en zoekfunctie in database, zorgen dat belangrijke inhoud nauwkeurig wordt gecontroleerd voordat deze wordt doorgestuurd naar zakelijke toepassingen. Dit voorkomt dubbel werk en beperkt handmatige interventie tot een minimum.

Voorkomen dat werknemers onbevoegd documenten meenemen

Beveiligd afdrukken optimaliseert het gebruik van alle gedeelde apparaten en zorgt dat vertrouwelijke documenten niet in de verkeerde handen vallen. Documenten worden op een veilige manier vrijgegeven door de eigenaar ervan om te voorkomen dat vertrouwelijke of gevoelige gegevens blijven rondslingeren en ervoor te zorgen dat ze alleen door de beoogde geadresseerde kunnen worden ingezien.

Document Management Systemen

Inhoud van deze whitepaper:
  • Inleiding
  • Een overzicht van de functies van document management systemen (DMS)
  • Waar u rekening mee moet houden bij het implementeren van een DMS
  • Het drie-staps integratieplan voor een DMS
  • Waarom scanners essentieel zijn voor een DMS
  • Over Epson
WHITEPAPER DOWNLOADEN

Contact opnemen

Als u meer wilt weten over de oplossingen van Epson, dan vult u onderaan uw gegevens in. Een vertegenwoordiger van Epson zal dan contact met u opnemen.

Velden gemarkeerd met een '*' zijn verplichte velden.

Dit veld invullen
Dit veld invullen
Dit veld invullen
Dit veld invullen
Dit veld invullen
Ik wil nieuws en productupdates van Epson ontvangen.

  1. Dit is de maximale boete die kan worden opgelegd voor de zwaarste overtredingen, bijvoorbeeld voor het verwerken van persoonsgegevens zonder toestemming van de klant of voor het schenden van de basisprincipes van Privacy by design. Er is een trapsgewijze aanpak voor het opleggen van boetes. Een bedrijf kan bijvoorbeeld worden beboet met 2% van de wereldwijde jaaromzet als de administratie niet op orde is, als een inbreuk niet wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegeven of de betrokkenen, of als er geen effectbeoordeling (impact assessment) is uitgevoerd.