MAZUMA KIEST WorkForce Pro WP-4595 DNF

Een nieuwe aanpak voor kantoorprinters

MAZUMA KIEST WorkForce Pro WP-4595 DNF

Mazuma, dat in 2006 werd opgericht, levert voordelige en probleemloze boekhoudkundige diensten voor kleine bedrijven. Het geesteskind van oprichters Lucy Cohen en Sophie Hughes biedt klanten dienstverlening in abonnementsvorm, waarbij ze hun administratie naar het toegewezen boekhoudteam van Mazuma kunnen sturen, dat vervolgens binnen enkele dagen de boekhoudkundige bescheiden levert. Dankzij een innovatief trackingsysteem met barcodes kunnen klanten de status van hun administratie te allen tijd online bijhouden.

Mazuma: de wil om te ondernemen

Cohen en Hughes, die al sinds hun kinderjaren bevriend zijn, hebben Mazuma zes jaar geleden opgericht. Ze waren beiden voor in de twintig en begonnen het bedrijf vanuit hun slaapkamer. Mazuma heeft nu 20 personeelsleden in dienst in een kantoor in Bridgend (in Zuid-Wales) en biedt dienstverlening aan duizenden klanten overal in het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf heeft ook de sprong naar Amerika gemaakt, waar het een satellietkantoor heeft in Salt Lake City, en wordt naar verwachting de grootste provider in boekhoudkundige services aan kleine bedrijven in het Verenigd Koninkrijk.

Lucy Cohen, medeoprichter en commercieel directeur van Mazuma, licht het ontstaan van het bedrijf als volgt toe: “We begonnen ons eigen bedrijf om de administratieve rompslomp en structurele beperkingen en beheerproblemen te vermijden die vaak voorkomen in een branche als bedrijfsadministratie. Ik herinner me nog hoe mijn vader het jaarlijkse bezoek aan de accountant vreesde. We zagen een mogelijkheid om zaken anders te doen en waren ervan overtuigd dat we hiermee succes konden behalen.”
 

Het belang van kantoorruimte

Hoewel het business model waarbij al het materiaal per post en online aan klanten wordt geleverd, ideaal geschikt is voor extern personeel, en dus hoge huurkosten voor kantoorruimte kunnen worden vermeden, besloot Mazuma de zaken toch anders aan te pakken. Cohen en Hughes vonden eigen kantoorruimte een voorwaarde voor het opbouwen van een sterk team binnen het bedrijf. Deze persoonlijke interactie betekent dat de dienstverlening niet wordt gefragmenteerd en processen goed geolied worden uitgevoerd. En kantoorruimte is ook belangrijk vanuit het oogpunt van regelgeving: in de boekhoudkundige sector is gegevensbescherming van fundamenteel belang. De documenten van klanten verlaten de kantoorruimte nooit en worden aan klanten teruggezonden in de verzegelde, voor het bedrijf typische paarse enveloppen, die een barcode hebben en binnen het systeem van Mazuma worden gevolgd.

 

Lage overheadkosten met behoud van kwaliteit

Kantoorlocaties gaan gepaard met de gebruikelijke overhead en onkosten. Cohen, die zelf ook accountant is, benadert dit aspect van haar bedrijfsvoering op praktische wijze.

“Het is van essentieel belang om de juiste kantoortechnologie te kiezen die kosteneffectief, robuust, energiezuinig en kwalitatief hoogwaardig is, en dit betekent dat je niet eindeloos bezig moet zijn met het vervangen en repareren van defecte apparatuur.”

Het vervaardigen van proefdrukken voor het maken van aantekeningen is essentieel in een industrie waar aandacht voor detail en nauwgezette financiële analyse sleutelfactoren zijn. Mazuma verwerkt elk jaar maar liefst 25.000 vellen papier, oftewel 68 vellen per dag (met inbegrip van de weekenden). In het afgelopen jaar besteedde het bedrijf circa EUR 2000 aan papier en toner samen. De afdrukkosten maken derhalve een groot deel uit van de kantooruitgaven van Mazuma en het bedrijf moet deze kosten zo goed mogelijk onder controle zien te houden. Cohen legt uit:

“Voor de boekhoudsector, en het Verenigd Koninkrijk in het algemeen, is werken zonder papier simpelweg geen optie. Wij accepteren dit, maar doen er wel alles aan om zo veel mogelijk tijd en kosten te besparen en zo milieuvriendelijk mogelijk te werk te gaan bij het afdrukken. Van rekeningafschriften tot registers en marketingmateriaal, fysieke documenten vormen de ruggengraat van de bedrijfsvoering van Mazuma.”

Om in deze behoeften te voorzien heeft Cohen eerder geïnvesteerd in een reeks laserprinters, maar ze was nog geen model tegengekomen dat de kwaliteit en hoeveelheid afdrukmaterialen kon leveren die Mazuma nodig heeft. Uiteindelijk kwam zij bij een inkjetmodel terecht en installeerde zij twee zakelijke WorkForce Pro WP-4595 DTWF-inkjetprinters van Epson, die door alle 20 medewerkers worden gebruikt voor hun duizenden afdrukken. De WorkForce Pro is een compacte printer die krachtige prestaties levert en is uitgerust met een ingebouwde scanner, fax en voorzieningen voor dubbelzijdig afdrukken. De zeer snelle alles-in-één inkjetprinter biedt 50% lagere kosten per pagina, een hogere afdruksnelheid en een 80% lager energieverbruik in vergelijking met concurrerende laserprinters. Naar verwachting zal de WorkForce Pro Mazuma in de komende drie jaar helpen de afdrukkosten met 25% te verlagen ten opzichte van de eerder gebruikte laserprinters.

Bij het bespreken van de printer legt Cohen uit: "Als klein bedrijf is ons er veel aan gelegen onze overheadkosten laag te houden. Maar wij kunnen het ons niet veroorloven concessies te doen wat betreft kwaliteit en efficiëntie. Voorheen dacht ik dat inkjetprinters uitsluitend geschikt waren voor afdrukken thuis. De Epson WorkForce Pro heeft me echter van gedachten doen veranderen. De besparingen in kosten per pagina en stroomverbruik hebben me absoluut overtuigd. Het klinkt misschien triviaal, maar zaken als de mogelijkheid om het aantal vellen te verhogen dat per inktpatroon kan worden geproduceerd, hebben ons bedrijf een groot financieel voordeel opgeleverd.”

 

Effectieve marketingmaterialen vervaardigen

Mazuma drukt niet alleen papierwerk af voor eigen intern gebruik, maar heeft tevens hoogwaardig gedrukt materiaal nodig voor alle marketing- en klantencommunicatie. De afdrukresolutie van 4800 x 1200 dpi van de WorkForce Pro heeft ertoe geleid dat het bedrijf kan voorzien in de behoefte aan kwalitatief hoogwaardige afdrukken voor klanten.

Cohen legt uit: “Eén van de belangrijkste uitdagingen waarmee wij als bedrijf te maken hebben, is uitleggen hoe wij werken. Mensen geloven gewoon niet dat wij onze diensten aanbieden voor prijzen vanaf slechts EUR 25. Eigen communicatiematerialen voor (potentiële) klanten spelen een cruciale rol bij het oplossen van dit probleem. De WorkForce Pro is perfect voor ons. Wij hoeven het afdrukken van onze hoogwaardige, felgekleurde marketingmaterialen nu niet uit te besteden aan derden.”

Cohen ziet afdrukken in kleur bovendien als belangrijk hulpmiddel voor haar en Hughes bij het kiezen van nieuwe ontwerpsjablonen voor de website. Het bedrijf is momenteel bezig met het herzien van het ontwerp van de website en door de beschikbaarheid van kleurenafdrukken van het nieuwe site-ontwerp kunnen zij duidelijk zien wat hun opties zijn.

Ze voegt hier nog aan toe: “Ongeveer 80% van onze activiteiten is momenteel afkomstig van mensen die ons online vinden. Het is dus van groot belang dat onze website top is. Het is echt heel behulpzaam om de fysieke afdrukken te kunnen bekijken van het uiterlijk van de nieuwe bedrijfswebsite en die met Sophie te kunnen bespreken. De kleurnauwkeurigheid van de WorkForce Pro speelt daarbij een cruciale rol.”

 

Tegen de stroom in

Cohen en Hughes zijn pioniers in de boekhoudindustrie in alles wat zij doen, van hun business model tot aan hun zelf ontworpen paarse briefpapier, en deze rol vervullen zij met graagte. Dit blijkt onder andere uit de technologie die zij hebben gekozen binnen het bedrijf, waarmee zij naar hun eigen mening een voorsprong hebben opgebouwd op de concurrentie. Zij beschouwen hun printerkeuze als symbolisch hiervoor.

“Toen vele andere bedrijven in de industrie nog steeds laserprinters gebruikten, zijn wij overgeschakeld op inkjet en hebben we een hogere kwaliteit en kosteneffectievere resultaten weten te bereiken.Dit toont maar weer eens aan dat er altijd ruimte is voor verandering, zelfs in een zwaar gereguleerde, traditionele industrie als de accountancy”, besluit Cohen.