Het veilig en effectief maken van sociaal gedistantieerde werkplekken vereist een aanpassing van technologiegebruik

Het veilig en effectief maken van sociaal gedistantieerde werkplekken vereist een aanpassing van technologiegebruik

In hun meest basale vorm zijn werkruimtes en kantoren commerciële gebouwen die ruimte bieden aan werknemers om het werk uit te voeren dat hen salaris verschaft. Maar als we de rol van kantoren holistisch bekijken, dan zijn ze zoveel meer dan dat. Ze bieden een plek waar mensen zich op hun gemak en veilig voelen om hun functies naar beste vermogen uit te voeren, en voor de overgrote meerderheid heeft het kantoor een aspect van sociale inclusie en verbondenheid.

Maar nu de wereld nog steeds in de ban is van de pandemie, is een aanpassing van kantoren noodzakelijk. Veel bedrijven hebben geprobeerd om kantoren in zekere mate en binnen de lokale richtlijnen open te houden; sommige om cruciale continuïteit te behouden en vele andere om de geestelijke gezondheid van hun werknemers te ondersteunen en om sociale interactie mogelijk te maken, zij het in een verminderde en sociaal gedistantieerde hoedanigheid.  Hiervoor hebben HR, facilities teams en kantoormanagers over de hele wereld de sociale afstandsregels van hun respectievelijke overheden binnen een kantoorcontext moeten implementeren.

En dit was geen eenvoudige opgave.

Het bewaren van sociale afstand heeft tot een aanzienlijke verstoring van ons gebruikelijke kantoorgedrag geleid. Eenvoudige acties die we ooit als vanzelfsprekend beschouwden, zoals koffie pakken of een document bij de printer ophalen, zijn nu complexer en vereisen de aandacht van degenen die toezicht houden op kantoorveiligheid en apparatuurgebruik.  

Deze zorgen worden gedeeld door werknemers. [1]  

 

 

Aanraakvrije afdruktechnologie

Gelukkig heeft technologie gelijke tred gehouden met de snel veranderende verwachtingen van onze samenleving. Te midden van deze nieuwe behoefte om afstand te bewaren, belooft technologie een nieuw normaal te helpen faciliteren.

Eén zo’n ontwikkeling is touchless printing. Printers zijn al sinds de geboorte van het moderne kantoor een hoeksteen van de werkplek. In veel gevallen fungeren ze, net als de waterkoeler, als informele ontmoetingspunten waar mensen ideeën bespreken en delen met collega's.

Maar binnen herschreven kantoorprotocollen zijn het verzamelen bij een gedeelde printer en het aanraken van gemeenschappelijke oppervlakken om een afdruktaak vrij te geven verre van ideaal.

Met aanraakvrije technologie van Epson, onderdeel van de Epson Print Admin-software, kunnen gebruikers een afdruktaak vrijgeven zonder fysiek contact met de printer te hebben. De printer verifieert de persoon, zoekt het document in de beveiligde wachtrij en geeft vervolgens de documenten van de gebruiker vrij. Door een kaart te gebruiken om een afdruktaak vrij te geven, kunnen gebruikers hun documenten alleen afdrukken wanneer ze fysiek voor de printer staan. Zo worden zowel het aantal niet-opgehaalde afdrukken als het aantal contactpunten veroorzaakt door zoektochten in papierhopen verminderd. Vertrouwelijke informatie blijft veilig, kosten worden verlaagd en uw organisatie blijft de nieuwe protocollen naleven.

Zoals vaak het geval is met de beste technologie, kan het worden aangepast wanneer de behoefte zich voordoet. Deze aanraakvrije oplossing werd in eerste instantie ontwikkeld om werknemers met visuele beperkingen te helpen en wordt nu geïmplementeerd om de zorgen en vereisten van de pandemie aan te pakken. Dit type technologie zal ons helpen om productief te blijven en veilig te werken in gedeelde ruimtes. En als iedereen verstandig handelt en sociale afstand houdt, is er zelfs nog ruimte rond (of in ieder geval in de buurt van) de printer voor informele gesprekken en het delen van ideeën.

[1] Eco-waardenonderzoek, een onderzoeksrapport voor Epson en IRIS